Exkurs: Modernisierungsprozess der Wolfsburger Stadtverwaltung

Um die Segel entsprechend setzen zu können und zukünftig „New Work ready“ zu sein, hat auch die Wolfsburger Stadtverwaltung in diesem Jahr einen umfassenden Prozess in Gang gebracht, um sich modern aufstellen zu können. Jan-Hendrik Klamt, seinerseits mit der Leitung des zentralen Organisationsmanagements bei der Stadt Wolfsburg betraut, sowie Dr. Sascha Hemmen, Referatsleiter Digitalisierung und Wirtschaft der Stadt, haben uns darüber berichtet.

Arbeit auf dem Prüfstand

„Wir haben einen klassischen Aufgabenkritikprozess in Gang gebracht, um die Fragen zu klären: Machen wir noch immer die richtigen Dinge? Und machen wir die Dinge richtig?“, beginnt Jan-Hendrik Klamt und führt aus: „Unsere Aufgaben sind kein Selbstzweck, sondern wir haben eine starke Wirkungsorientierung. Sich hier regelmäßig zu fragen: Wird die eigentliche Wirkung noch erreicht? Da wollten wir mal kritisch analysieren, wie unsere Strukturen sind, wie viel Ressourcen wir für welches Thema einsetzen, und schauen, ob das alles noch so passt.“
Ausgehend von dieser Feststellung eines Ist-Zustands ließen sich Handlungsschritte ableiten, um die Arbeit der Stadtverwaltung zukunftsfähig zu gestalten, denn die Herausforderungen liegen auf der Hand, wie Herr Klamt zu berichten weiß: „Die Finanzen werden knapper, die Aufgaben auch durch Länder und Bund werden jedoch mehr. In den kommenden Jahren scheiden die geburtenstarken Jahrgänge nach und nach aus dem Dienst aus. Dazu haben wir die VUCA-Welt, auf die die Verwaltung nicht umfänglich vorbereitet

ist, sondern eher auf lange, konstante Zyklen statt auf ständige Veränderungen. Dementsprechend ist auch die Unternehmenskultur nicht auf ständige Veränderungen ausgelegt. Das ist aber keine Wolfsburg-exklusive Herausforderung. Das bringen Verwaltungen an sich einfach mit.“ Dr. Sascha Hemmen, der die Umsetzungen neuer Arbeitskonzepte ganz konkret an der Basis koordiniert, weiß darum, wie wichtig es ist, über niemandes Kopf hinweg den Fortschritt zu gestalten: „Wir sind uns bewusst, das New Work kein One-Size-Fits-All-Model ist und einfach über eine Organisation ausgerollt werden kann. Es ist für uns nicht nur eine Frage von Technologie oder Softwarelösungen, eine sehr wichtige Rolle spielt nämlich auch das Thema Kultur und Mindset der Mitarbeiter ebenso wie die Frage nach Infrastruktur und Ressourcen“, so Dr. Hemmen, der das Referat seit Oktober 2018 führt. Wie wird also die Arbeit zukünftig aussehen, wie wird sie vor allem auch wahrgenommen für potenzielle Bewerber, für welche sich die Stadt als attraktiver Arbeitgeber präsentieren will?

Große Teamleistung

„Das neue Miteinander innerhalb der Verwaltung wird geprägt sein von Diversität und multifunktionellen Nutzungsszenarien“, beginnt Dr. Hemmen. „Wir werden zu verschiedensten Raumnutzungskonzepten und Funktionsbereichen kommen, in denen Menschen ihre Arbeit verrichten können. Diese Orte variieren vom Rathaus bis Co-Workingspaces, von zu Hause oder auch von unterwegs. Flexibilität steht im Mittelpunkt. Wichtige Voraussetzung neben den räumlichen Veränderungen ist aber auch die Entwicklung einer neuen Unternehmenskultur, das Bilden von Communitys und dessen Management und eine neue Führungskultur, die hybride Prozesse managen und Teams führen kann.“

Kultur im Wandel

Alle konkreten Veränderungen sollen wie eingangs beschrieben durch Employer Branding Einzug in einen übergeordneten Wertekanon finden, inklusive der Schaffung einer entsprechend erlebbaren Unternehmenskultur: „Das Employer Branding bzw. die Etablierung einer Arbeitgebermarke zahlt ebenfalls auf den Prozess New Work mit ein und bietet für uns große Chancen in der Gestaltung von modernen und attraktiven Arbeitsumgebungen. Der Arbeitgeber Stadt Wolfsburg – öffentlicher Dienst – ist kein Selbstläufer mehr als ein Ort, an den es Menschen zum Arbeiten zieht“, fasst Dr. Hemmen den Ist-Zustand zusammen und stellt gleich das normativ gewünschte Outcome in Aussicht: „Auch wir müssen unsere Hausaufgaben machen und diese Orte aufwerten, was bedeutet, nicht nur Büros und Flächen neu zu gestalten, sondern auch hier die Themen Arbeitsmodelle und Aufgaben neu zu strukturieren und anzupassen. Das Thema Identität spielt hierbei auch eine zentrale Rolle. Wie identifizieren sich die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitgeber? Wie stellen sie ihre Arbeit und ihren Arbeitgeber auch positiv in der Öffentlichkeit dar und sind sie diesem verbunden? Gelingende und gelebte Beziehungsarbeit zwischen Mitarbeiter und Arbeitgeber ist der Schlüssel zum Erfolg, diese mitzunehmen und einzubinden in die Marke Stadtverwaltung Wolfsburg.“

Die Stadt Wolfsburg hat mit ersten Piloten aus verschiedenen Organisationseinheiten der Stadt Wolfsburg seit einem Jahr Erfahrungen gesammelt. Dr. Sascha Hemmen und sein Team begleiten diese Pilotprojekte im Prozess der Transformation: „Wir schauen uns deren Schnittstellen und Arbeitsbedingungen an, entwickeln Lösungsstrategien und leiten erste Maßnahmen ab. Diese Handlungsstränge werden im Prozess mit den Schnittstellen der Gesamtverwaltung, also der IT, Organisationsentwicklung und Personalentwicklung permanent synchronisiert und Umsetzungen generiert“, so Dr. Hemmen. „Das Referat Digitalisierung und Wirtschaft steht mit dem Team New Work als Prozessbegleiter für die Verwaltung da und verfolgt mit seinem ganzheitlichen Ansatz eine fokussierte Umsetzung der Thematik. Gemeinsam mit der Personalentwicklung der Stadt Wolfsburg entwickeln wir Maßnahmen im Kontext der Persönlichkeitsentwicklung, Weiterbildung und Qualifizierung von Mitarbeitern mit dem Fokus, in veränderten und digitalisierten Arbeitsumfeldern schneller Handlungsfähigkeit zu erlangen.“


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